Accounting for Distributors

Distribution လုပ်ငန်းတွေအတွက် Accounting

Distributor Accounting.jpg

လုပ်ငန်းတိုင်းမှာ Accounting အရေးကြီးတာတော့ သိကြပြီး ဖြစ်မှာပါ။ ဒါပေမယ့် ကိုယ်က ဖြန့်ချီရေးပိုင်းလုပ်နေတယ်၊ လုပ်မယ်လို့ စီစဉ်နေတဲ့သူဆိုရင်တော့ ဖြန့်ချီရေးလုပ်ငန်းမှာသုံးတဲ့ Accounting က Debit နဲ့ Credit တွေတင်မကဘူးဆိုတာကို သိထားသင့်ပါတယ်။

Distribution လုပ်ငန်းဆိုတာက ကုန်ပစ္စည်းတွေဖြန့်ဖြူးရောင်းချတာဆိုတာကို လူတိုင်းက အကြမ်းဖျင်းနားလည်ထားကြပါတယ်။ Distribution Company တစ်ခုက နယ်ပယ် (၄) ခုမှာ ကောင်းကောင်းစီမံခန့်ခွဲနိုင်ရပါမယ်။ အဲ့ဒီ နယ်ပယ် (၄) ခုကတော့

Accounting and Finance ပိုင်း
Business ပိုင်း
Customers ပိုင်းနဲ့
Operations ပိုင်း ပါ။

ဒီနေ့အဓိကပြောမယ့် Accounting နဲ့ Finance အကြောင်း မပြောခင်ကျန်တဲ့ ၃ ခုကို အကြမ်းဖျင်းအရင်ရှင်းပြပါမယ်။

Business ပိုင်း

Business ပိုင်းကို စီမံခန့်ခွဲတယ် ဆိုတာကတော့ လုပ်ငန်းရဲ့ Working Capital တွေကို သေချာထိန်းသိမ်းခြင်း။ ဈေးကွက်ထဲကို Product နဲ့ Service အသစ်တွေကို မြန်မြန်ရောက်အောင်ပို့ဆောင်နိုင်ခြင်း။ ဝန်ထမ်းတွေရဲ့ လစာတွေကို စီမံခန့်ခွဲခြင်း စတာတွေဖြစ်ပါတယ်။

Customer ပိုင်း

Customers ပိုင်းကို စီမံခန့်ခွဲတာ မှာတော့ ကုန်အမှာစာတွေကို အချိန်မရွေးနေရာမရွေး လက်ခံနိုင်ခြင်း၊ ပို့နိုင်ခြင်း။ Customers တွေရဲ့ Orders တွေကို အမြဲခြေရာခံနိုင်ခြင်း။ Customers တွေမှာတတ်တဲ့၊ ကြိုက်တတ်တဲ့ Products တွေကို အမြဲရနိုင်အောင်လုပ်ထားခြင်း အစရှိတာတွေ ဖြစ်ပါတယ်။

Operation ပိုင်း

Operation ပိုင်းကတော့ - ဝယ်လိုအားနဲ့ရှိတဲ့ ကုန်တွေကို တွက်ချက်ခြင်း၊ ခန့်မှန်းခြင်း။ ဘယ်လိုကုန်ပစ္စည်းတွေကို ဘယ်လိုအချိန်မှာ ဝယ်ယူရမယ်၊ သိုလှောင်ရမယ်ဆိုတာတွေကို ဆုံးဖြတ်ခြင်း အစရှိတာတွေ ဖြစ်ပါတယ်။

Accounting ပိုင်း

Accounting နဲ့ ပတ်သက်ပြီးတော့ကတော့ Distribution Company အတွက် အရေးကြီးဆုံးလို့တောင်ပြောလို့ရပါတယ်။ အောက်မှာဖော်ပြမယ့်အရာတွေကတော့ Distribution Company တွေလုပ်သင့်တဲ့ Accounting စနစ်တွေပါ။

(၁) Right Report (မှန်ကန်သော Report ရှိခြင်း)

Distribution Company မှာ လိုအပ်တဲ့ အခြေခံ Report (3) မျိုးရှိပါတယ်။

Stock Status Report
Historical Inventory Trial Balance (HITB) Report နဲ့
Smart List Report တွေပါ

Stock Status Report

Stock Status Report ဆိုတာက ကုန်ပစ္စည်းသိုလှောင်တဲ့ နေရာ၊ ကုန်ပစ္စည်းအမျိုးအစား၊ အရေအတွက်၊ ဈေးနှုန်းတွေကို ဖော်ပြပေးတဲ့ Report ပါ။ အထူးသဖြင့် Warehouse (ကုန်သိုလှောင်ရုံ) တွေ၊များတဲ့လုပ်ငန်းတွေအတွက် ပိုပြီး လိုအပ်ပါတယ်။ ဘယ် Warehouse မှာ ဘယ်ပစ္စည်းတွေရှိတယ်၊ ဘယ်လောက်ရှိတယ်ဆိုတာကို ဖော်ပြပေးနိုင်ပါတယ်။ ပြီးတော့ ကုန်တွေအတွက် ကိုယ့်စိုက်ထည့်ထားရတဲ့အရင်း၊ ကုန်ပစ္စည်းလက်ကျန်စာရင်းတွေကိုလည်း တိတိကျကျဖော်ပြပေးနိုင်ပါတယ်။

Historical Inventory Trial Balance ( HITB ) Report

ဒါကတော့ ဈေးနှုန်းအတက်အကျရှိတဲ့ ကုန်ပစ္စည်းတွေကို နေ့ရက်အလိုက်၊ အချိန်ကာလအလိုက် ဖော်ပြပေးနိုင်တဲ့ Report ပါ။ အချိန်ကာလ အပိုင်းအခြား တစ်ခုအတွင်းမှာ ရှိခဲ့တဲ့ ကိုယ့်ရဲ့ Inventory တန်ဖိုးကို ပုံမှန် ပြပေးလိမ့်မယ်၊ အချိန်ကာလတစ်ခုနဲ့တစ်ခုအတွင်း Distribution လုပ်ငန်းရဲ့ Performance ကို ဒီကတစ်ဆင့် နှိုင်းယှဉ်နိုင်တယ်။ သူကတော့ ကုန်ပစ္စည်းတွေကို ဈေးနှုန်းသတ်မှတ်တဲ့နေရာအပြင်၊ ဘယ်လိုအချိန်မှာ လှောင်ထားသင့်တယ်လို့ ဆုံးဖြတ်တဲ့ နေရာမှာအရေးကြီးပါတယ်။

Smart List Report

သူကတော့ ကိုယ့်ရဲ့ကုန်ပစ္စည်းစာရင်းတွေ၊ ဘယ်ကုန်တွေက ဘယ်နေရာမှာရှိတယ်၊ ဘယ်လောက်ရှိတယ်ဆိုတာကို ဖော်ပြပေးတဲ့ Report ပါ။ ဘယ် Warehouse ကနေ ကုန်ဘယ်လောက်ထုတ်သွားတယ်၊ ဘယ်ဝယ်လက်တွေဆီပို့နေတယ်၊ ကိုယ့်ရဲ့လက်ထဲမှာ ဘယ်လောက်ကျန်သေးတယ်၊ ပိုနေသေးလား၊ ထပ်မှာသင့်လား စတာတွေကို အချိန်တိုအတွင်းသိနိုင်ဆုံးဖြတ်နိုင်ပါတယ်။ ဒါကတော့ Report သုံးမျိုးပါ။ ဖြန့်ချီရေးလုပ်ငန်းရဲ့ Accounting အရေးပါပုံကိုဆက်ကြည့်ကြရအောင်၊

(၂) Quantity on hand/ Quantity Available (လက်ဝယ်ရှိသော အရေအတွက်/ရနိုင်သော အရေအတွက် ကိုသိရှိခြင်း)

ကိုယ့်ရဲ့လက်ထဲမှာ ကုန်ပစ္စည်းတွေ ဘယ်လောက်ရှိသေးတယ်၊ နောက်ထပ်လည်း ဘယ်လောက်ရနိုင်သေးတယ်ဆိုတာကို မသိဘဲနဲ့ Distribution လုပ်ဖို့မဖြစ်နိုင်ပါဘူး။ ကိုယ့်မှာ ဘယ်ကုန်ပစ္စည်းကတော့ ပို့ဖို့ဖြန့်ဖို့၊ အဆင်သင့်ဖြစ်နေပြီး၊ ဘယ်ကုန်ပစ္စည်းကတော့ ကုန်တော့မယ်၊ (ဒါမှမဟုတ်) ကြိုမှာထားတဲ့ Customers တွေအတွက် သက်သက်ဖယ်ထားရမယ်။ လက်ကျန်ပြတ်သွားတဲ့ ကုန်ပစ္စည်းကလည်း ဘယ်အချိန်ကျရင် ပြန်ရနိုင်သလဲ စတဲ့ သတင်းအချက်အလက်တွေကို သိထားရပါမယ်။

(၃) Plan Demand Quantity (ဝယ်လိုအားတွေကို Plan ချထားခြင်း)

Accounting Format နဲ့တိတိကျကျ မှန်မှန်ကန်ကန် ကိုယ့်ရဲ့ကုန်ပစ္စည်းစာရင်းတွေကို အမြဲခြေရာခံမယ်၊ စောင့်ကြည့်နေမယ်ဆိုရင် လစဉ်(သို့)ရာသီအလိုက် ကုန်ပစ္စည်းတွေရဲ့ ဝယ်လိုအားတွေကို တွက်ချက်ခန့်မှန်းနိုင်မှာပါ။ ဒါတွေကို သိမြင်ခြင်းအားဖြင့် ဘယ်ရာသီရောက်ရင် ဘယ်ကုန်ပစ္စည်းတွေကို ပိုဝယ်ထားရမယ်၊ ဘယ်ပစ္စည်းတွေကို မြန်မြန်ရောင်းထုတ်သင့်တယ်ဆိုတာတွေကို သိနိုင်ပါတယ်။

(၄) Landed Cost ကိုသတ်မှတ်နိုင်ခြင်း

Landed Cost ဆိုတာကတော့ ကိုယ့်ရဲ့ Supplier ဆီကနေကိုယ့်ဆီကိုရောက်တဲ့အထိ ကုန်ပစ္စည်းတစ်ခုရဲ့ ကုန်ကျစရိတ်တွေပါ။ Landed Cost မှာ ကုန်ပစ္စည်းရဲ့တန်ဖိုးအပြင် သယ်ယူပို့ဆောင်ခတွေ၊ အခွန်အခတွေ စတာတွေပါဝင်ပါတယ်။ ဒါတွေသိထားမှ ကိုယ့်ရဲ့ကုန်ပစ္စည်းကို တန်ဖိုးပြန်ပီး သတ်မှတ် (Revaluation လုပ်) နိုင်မှာပါ။ Landed Cost ပါဝင်တဲ့ ကုန်ပစ္စည်းတွေကို Revalue လုပ်ရတာကတော့ ကုန်ပစ္စည်းတွေရဲ့ တန်ဖိုးတင်မကပါဘူး သယ်ယူပို့ဆောင်ခ အစရှိတာတွေပါ ကုန်ပစ္စည်းရဲ့ဈေးနှုန်းမှာ ထည့်သွင်းတွက်ချက်ရမှာ မလို့ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒီလို Revalue လုပ်ချင်းက ကုန်ပစ္စည်းတွေကို တန်ဖိုးလျှော့ပြီး သတ်မှတ်မိတာ၊ အရမ်းပိုပြီး သတ်မှတ်မိတာ တွေကနေ ကာကွယ်ပေးနိုင်ပါတယ်။

(၅) ကုန်ပစ္စည်းပြန်လက်ခံခြင်း၊ပြန်ပို့ခြင်း

တစ်ခါတစ်လေကျရင် ကုန်ပစ္စည်းအရေအတွက်မှားပြီးပို့တာ၊ အမျိုးအမည်မှားပြီးပို့တာတွေအပြင် ကိုယ်ကလည်း မှားပြီးမှာမိတာတွေရှိတတ်ပါတယ်။ ဒီလိုတွေဖြစ်လာရင် ဝယ်လက်တွေဆီက ကိုယ့်ကိုဘယ်ကုန်တွေ ပြန်ပြီးပို့မလဲ ကိုယ်တိုင်ကလည်း မှားပြီးမှာလိုက်မိတဲ့ ကုန်ပစ္စည်းတွေကို Supplier တွေဆို ဘယ်လောက်ပြန်ပို့ရမလဲ ဆိုတာတွက်ချက်ဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ ပိုပြီးမှာတဲ့ပစ္စည်းအမျိုးအစား၊ အရေအတွက် အတိအကျပြန်ပြီးပို့နိုင်လက်ခံနိုင်ဖို့အရေးကြီးပါတယ်။

ဒါကတော့ ဖြန့်ချီရေးပိုင်းမှာလိုအပ်တဲ့ Accounting ပုံစံတွေပါ။ အချိန်ပေးဖတ်ရှုပေးတဲ့အတွက် ကျေးဇူးတင်ပါတယ်။